Digitalisierung in Werkstätten

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Spätestens seit Beginn der Corona-Pandemie ist „Digitalisierung“ ein Schlagwort, das in aller Munde ist. Im Umkreis dieses Themas bündeln sich aber noch viel mehr Schlagwörter – von KI über Big Data, von KPI über Werkstatt 4.0. Digitale Ansätze und das Internet bieten tausende Möglichkeiten. Hat da noch jemand den Überblick? Und was braucht es in der Werkstatt wirklich?

Wir haben wesentliche Dinge im Bereich der Digitalisierung für Sie zusammengestellt und ganz einfach erklärt. Denn häufig stecken hinter den schicken Abkürzungen oder englischen Begriffen eigentlich ganz einfache Dinge. Außerdem haben wir Ihnen die Optionen, die für Sie in der Werkstatt relevant sind zusammengefasst, damit Sie einen Überblick haben, mit welchen Themen Sie sich beschäftigen sollten und können und welche aktuell im besten Falle Zukunftsmusik sind und zunächst nicht bearbeitet werden müssen.

Was heißt eigentlich Digitalisierung?

Grundsätzlich versteht man unter Digitalisierung das Umstellen von Prozessen auf digitale Optionen statt analoge. Ganz konkret heißt das: Wenn Sie Ihre Rechnungen nicht mehr per Hand schreiben, dann ist Ihr Unternehmen bereits mitten in der Digitalisierung. Aber natürlich ist das ein weites Feld: Denn darunter fallen ALLE Prozesse in Kfz-Werkstätten, d.h. Kundenkommunikation genauso wie Urlaubsanträge, Zeiterfassung, Buchhaltung und Controlling, Bühnenauslastung, etc.

Was kann Digitalisierung in Werkstätten bewirken?
Grundsätzlich ist die Idee von Digitalisierung in der Regel eine Verschlankung der Prozesse, d.h. das weniger Aufwand für manche Dinge anfallen, wie auch eine Optimierung der Prozesse, so dass die Arbeit effektiver oder zuverlässiger wird.
Dabei muss beachtet werden: Die Arbeit von Werkstätten, wie auch allen anderen Dienstleistern ist grundsätzlich analog. Ein Computer wird in absehbarer das Zeit das Fahrzeug nicht eigenständig reparieren können. Der Kernprozess der Arbeit kann also nicht digitalisiert werden. Aber jedoch alles drumherum. In einer durchdigitalisierten Werkstatt könnte es also wie folgt aussehen:

Ein Kunde bucht online einen Wunschtermin und gibt gleichzeitig an, dass er ein Werkstattersatzfahrzeug benötigt. Durch die Digitalisierung der Prozesse werden dadurch diverse Dinge angestoßen: Zum Beispiel wird automatisch eine Bühne, sowie ein Mitarbeiter geblockt und ein Ersatzfahrzeug reserviert. Im Idealfall wird dann noch der Mietvertrag für den Werkstattersatzfahrzeug digital erzeugt, so dass Sie – wenn der Kunde kommt – alles für den Auftrag parat haben. Ob und welche Prozesse wirtschaftliche digitalisiert werden sollten, hängt im hohen Maße von der jeweiligen Werkstatt ab. Schließlich kostet die Einrichtung von digitalen Prozessen den ein oder anderen Euro.

Was kostet die Digitalisierung?

Pauschal kann man nicht sagen, was die Digitalisierung kostet und was Sie bringt. Das hängt von den jeweiligen Prozessen und deren digitaler Umsetzung ab. Klar ist: Jede Digitalisierung sollte gut durchdacht und sinnvoll geplant sein, damit Sie nicht Geld und Energie investieren und danach feststellen, dass Ihre Mitarbeiter den digitalen Prozess nicht nutzen.
Deswegen empfiehlt es sich, für das Thema Digitalisierung mit erfahrenen Partnern zusammen zu arbeiten. Weil der Bund weiß, dass Digitalisierung vor allem in klein- und mittelständischen Unternehmen ein echter Kraftakt ist, gibt es unterschiedliche Förderprogramme, über die Sie als Werkstatt Fördergelder beantragen können.

Im Förderprogramm go digital erhalten Sie bis zu 11.000 Euro Zuschuss für Digitalisierungsprojekte in unterschiedlichen Bereichen. Auf der Website finden Sie zudem zertifizierte Berater und Umsetzer, die Sie bei Ihrem Vorhaben unterstützen können. Das Gute für Sie: Die Fördergelder werden vom Anbieter beantragt, d.h. Sie müssen sich nicht lange durch die Anträge kämpfen.

Digital jetzt ist ein großes Förderprogramm des Bundes für digitale Technologien und Know-how. Bis zu 50.000 Euro steuert der Bund zu Ihren Digitalisierungsprojekten bei. Diese Fördergelder müssen Sie selbst beantragen. Der erste Schritt ist ganz einfach: Melden Sie sich auf der Website mit Ihrem Unternehmen an. Monatlich werden aus diesem Topf Unternehmen gezogen, die dann ihr Vorhaben zur Förderung einreichen können.

Welche Digitalisierungsoptionen haben Werkstätten?

Digitale Kundenkommunikation: Das reicht von der Kommunikation via E-Mail oder Whats App bis hin zu vollautomatisierten Terminbuchungen. Aber auch Social-Media-Kanäle, Ihre Website und Ihr Google Account gehören in den Bereich der digitalen Kundenkommunikation.
Nutzung digitaler Tools: Es gibt spannende und hilfreiche Tools, die vor allem die Prozesse im Büro vereinfachen. Aber auch in der Werkstatt halten solche Tools, wie zum Beispiel FabuCar, immer mehr Einzug.
Dazu gehört auch das digitale Serviceheft, einem digitalen Tool, dem Sie sich über kurz oder lang nicht entziehen können. Auch die digitale Ersatzteilbeschaffung ist ein Bereich, ohne das viele Werkstätten schon lange nicht mehr auskommen.
Bei Schulungen bringt die Digitalisierung einen spürbaren Vorteil: Reisekosten und lange Ausfallzeiten sind passé, wenn Mitarbeiter in kleinen Happen einfach vor dem Rechner geschult werden können.

Wo geht die digitale Reise in der Werkstatt hin?

Ohne Frage: Keine professionelle Werkstatt kommt heute mehr ohne digitale Prozesse und Hilfsmittel aus. Mit Sicherheit gibt es in vielen Werkstätten das Potenzial Dinge durch digitale Prozesse zu optimieren. Die Dienstleistung ist und bleibt aber analog. Deswegen ist das Schreckensgespenst der kompletten Digitalisierung mit Sicherheit nicht in greifbarer Nähe. Wichtig ist, dass Sie sich als Werkstattinhaber mit den Möglichkeiten und Optionen aktiv auseinandersetzen und am Puls der Zeit bleiben. So können Sie aktiv von Mal zu Mal entscheiden, welche Maßnahmen im Rahmen der Digitalisierung für Ihren Betrieb sinnvoll und wirtschaftlich sind.

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