Elektronisches Kassensystem in der Werkstatt

Unübersichtliche Ordner gefüllt mit Belegen, Schweißperlen auf der Stirn bei der Betriebsprüfung, wegen nicht nachvollziehbaren Vorgängen. Das gehört mit elektronischen Registrierungs- und PC-Kassen der Vergangenheit an. Elektronische Kassensysteme mit zertifizierter technischer Sicherheitseinrichtung (TSE), die seit dem 01.01.2020 auch gesetzlich Pflicht sind, schützen vor jeglicher Manipulation, sodass Sie ganz entspannt der nächsten Prüfung Ihrer Werkstatt entgegenblicken können. Dabei gilt nun eine Belegausgabe- und Kassenmeldepflicht. Beruhigung für diejenigen, die alles noch immer händisch erledigen: Verpflichtend sind die elektronischen/PC- nicht, es ist jedoch ratsam sich mit dem Thema auseinander zu setzen.

Welche elektronischen Kassensysteme dürfen noch eingesetzt werden?

Alle elektronischen Kassensysteme müssen laut der Kassensicherungsverordnung seit dem 01. Januar 2020 über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (kurz: TSE) verfügen. Diese Einrichtung bietet Schutz vor Manipulationen und soll Prüfern die Arbeit erleichtern. Daten können direkt an DATEV übermittelt und für die Betriebsprüfung per USB-Stick gezogen werden. Alle Geschäftsvorfälle werden lückenlos erfasst und es können keine nachträglichen Veränderungen vorgenommen werden. Durch einfache Bedienung hat man sofort einen Überblick über den Geschäftstag und das teilweise sogar per App für einen Einblick unterwegs.

Dürfen alte elektronische Kassen noch genutzt werden?

Eine Werkstatt mit alten nicht nachrüstbaren elektronischen Kassen, die zwischen dem 25. Oktober 2010 und dem 01. Januar 2020 angeschafft worden sind, kann diese bis zum 31. Dezember 2022 auch weiterhin zur Abrechnung nutzen. Es empfiehlt sich dabei eine Herstellerbescheinigung zur nicht möglichen Nachrüstung parat zu haben. PC-Kassen können und müssen nachgerüstet werden.

Tätigen Sie eine Anschaffung oder Außerbetriebnahme Ihres elektronischen Kassensystems müssen Sie als Werkstattinhaber oder Ihr Steuerberater folgende Angaben dem Finanzamt übermitteln:

• Name
• Steuernummer
• Ihr verwendetes Aufzeichnungssystem
• Anzahl
• Serien-Nummer
• Anschaffungsdatum / Datum der Außerbetriebnahme

Was ist bei den Kassensystemen zu beachten?

Es besteht eine Belegpflicht. Das bedeutet zu jedem Geschäftsvorgang Ihrer Werkstatt muss dem Kunden ein Beleg vorgelegt werden, das kann auf Papier und auf elektronischer Weise erfolgen. Auf dem Beleg müssen die nachstehenden Daten angegeben werden:

• Name, Anschrift
• Erstellungsdatum
• Datum des Leistungsbeginns
• Menge und Art der Leistung
• Transaktionsnummer
• Betrag mit Steuerausweis (€ und %)
• Seriennummer des Aufzeichnungssystems/Sicherheitsmoduls

Bei Verkäufen an viele Ihnen nicht bekannten Personen kann ein Antrag auf eine Befreiung der beim jeweiligen Finanzamt erfolgen. Verlangt der Kunde einen Beleg, ist dieser trotz Befreiung auszustellen.

Bei dem Kassensystem muss die Möglichkeit zur Einzelaufzeichnung gegeben sein und Sie sollten bei der Anschaffung immer auf die Zertifizierung achten: Eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) ist erforderlich. Zusätzlich müssen Sie dem Finanzamt mitteilen, welche Registrierungssysteme Sie einsetzen.

Dürfen Werkstätten auch nicht elektronische Kassensysteme nutzen?

Wenn Sie noch die klassische offene Ladenkasse benutzen und alle Belege händisch in Ihre Ordner einpflegen, können Sie das auch weiterhin tun. Es besteht keine Pflicht eine elektronische oder PC-Kasse zu führen.

Was am besten tun?

Seien wir ehrlich: In vielen Werkstätten wird noch immer zu nachlässig mit dem Thema Kassensystem umgegangen. Auch wenn es sicherlich ein lästiges Thema ist, sollten Sie sich damit ausreichend befassen. Bedenken Sie stets: Nicht aufklärbare Sachverhalte gehen immer zu Lasten Ihrer Werkstatt. Ein Wechsel ist ratsam um sich vor unnötigen Strafverfahren und Geldbußen zu schützen. Zusätzlich zu der Rechtssicherheit profitieren Sie von der enormen Arbeitserleichterung durch die Benutzerfreundlichkeit dieser Systeme. Denken Sie zukunftsorientiert, früher oder später wird es wohl nur noch elektronische Kassensysteme geben.

Was sind elektronische Kassensysteme?

Elektronische Kassensysteme sind moderne Lösungen zur digitalen Erfassung und Abwicklung von Geschäftsvorgängen. Sie ersetzen herkömmliche Registrierkassen und ermöglichen eine effiziente Aufzeichnung, Speicherung und Übermittlung von Transaktionsdaten in Werkstätten. Diese Systeme umfassen zertifizierte technische Sicherheitseinrichtungen (TSE) und erleichtern die Buchführung sowie die Einhaltung steuerlicher Vorgaben.

Wann ist TSE Pflicht?

Die TSE-Pflicht gilt seit dem 1. Januar 2020. Alle elektronischen Kassensysteme, die in Werkstätten verwendet werden, müssen über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen. Diese Sicherheitseinrichtung schützt vor Manipulationen und ermöglicht eine lückenlose Erfassung von Geschäftsvorfällen. Sie muss den steuerlichen Anforderungen entsprechen und die Datenübermittlung an das Finanzamt unterstützen.

Was kostet eine elektronische Kasse?

Die Kosten für elektronische Kassensysteme können variieren und hängen von verschiedenen Faktoren ab, einschließlich des Anbieters, der Systemkomplexität und der gewünschten Funktionen. In der Regel sollten Werkstätten mit Investitionen rechnen, die von einigen hundert bis zu mehreren tausend Euro reichen können. Es ist wichtig, sorgfältig zu prüfen, welches System den individuellen Anforderungen am besten entspricht.

Wer braucht keine TSE Kasse?

Werkstätten, die nachweislich klassische offene Ladenkassen verwenden und alle erforderlichen Belege manuell aufbewahren, benötigen keine TSE-Kassen. Die Verwendung von elektronischen oder PC-Kassensystemen ist in solchen Fällen nicht verpflichtend. Allerdings kann der Umstieg auf elektronische Kassensysteme die Arbeitserleichterung und die steuerliche Compliance erheblich verbessern.