E-Rechnung ab dem 1. Januar 2025: das müssen freie Werkstätten wissen

Freie Werkstätten müssen sich auf die Einführung der E-Rechnung ab dem 1. Januar 2025 vorbereiten. Wir erklären, welche Übergangsfristen gelten und wie Sie sich optimal vorbereiten.

Die E-Rechnung wird ab Januar für Unternehmen in der gesamten EU verpflichtend – damit sind auch freie Werkstätten betroffen. Bei der E-Rechnung handelt es sich um einen strukturierten Datensatz, mit dem hinterlegte Daten automatisiert übermittelt und verarbeitet werden. Zum Stichtag 1. Januar müssen die Betriebe E-Rechnungen empfangen können. Für den Versand gelten Übergansregelungen:

• Bis Ende 2026: Mit Zustimmung des Empfängers dürfen B2B (Business to Business)-Rechnungen wie bisher ausgestellt werden.
• Bis Ende 2027:  Unternehmen mit weniger als 800.000 € Umsatz dürfen mit Zustimmung des Empfängers Rechnungen wie bisher ausstellen.
• Ab 2028: Jede B2B-Rechnung muss der neuen Verordnung entsprechen und als E-Rechnung ausgestellt werden.

 Sie sollten trotz der Übergansfrist das Thema nicht auf die lange Bank schieben. Als Betrieb müssen Sie im Zweifelsfall in der Lage sein, E-Rechnungen von Ihren Geschäftspartnern zu empfangen, denn diese erreichen womöglich die entsprechende Umsatzstärke und sind damit ab Januar verpflichtet, Ihnen E-Rechnungen zu schicken.

So bereiten Sie sich vor:

• Installieren Sie eine geeignete Software zur Erstellung und Verarbeitung von E-Rechnungen. In unserer Tool-Übersicht finden Sie unter anderem Buchhaltungs-Software.
• Sorgen Sie für sichere Übertragungswege (z.B. verschlüsselte E-Mails oder spezielle Plattformen).
• Klären Sie Ihre Möglichkeiten zur digitalen Archivierung der Rechnungen.
• Kontaktieren Sie Ihr Steuerbüro und klären Sie ab, welche innerbetrieblichen Maßnahmen ergriffen werden müssen.
• Unterstützung bekommen Sie auch bei den Handwerkskammern, die betriebswirtschaftliche Beratungen rund um die E-Rechnung anbieten.

Die Umstellung auf E-Rechnung bietet für Werkstätten zwar in der Vorbereitung einen zusätzlichen Aufwand, der sich aber am Ende auszahlt. Durch die Digitalisierung von Prozessen lässt sich unterm Strich eine Menge Zeit einsparen, die Sie für Ihr Kerngeschäft nutzen können. Im Falle der E-Rechnung ist beispielsweise die automatische Übertragung in Buchhaltungsprogramme möglich. Darüber hinaus sparen Sie Kosten für Papier, Porto  und Drucker.