Ohne Inventur geht es nicht – aber sie geht deutlich schneller, wenn Entnahmen aus dem Werkstattlager das ganze Jahr über belegt werden. Genau dafür ist der Materialentnahmeschein da: Er hält fest, was das Regal verlässt, damit Bestand und Lagerwert am Jahresende nicht geschätzt werden müssen.
Warum die Inventur an der Lagerhaltung hängt
Die Inventur ist kein Zähltag, sondern eine Kontrollrechnung: Sie vergleicht, was im Regal liegt, mit dem, was laut Aufzeichnung liegen müsste. Fehlt die Aufzeichnung, wird aus der Kontrolle eine vollständige Neuaufnahme – mit dem entsprechenden Zeitaufwand und ohne Erklärung für Differenzen.
Wer unterjährig konsequent Entnahmen belegt, hat am Jahresende vier Dinge, die sonst fehlen:
- Einen Sollbestand, gegen den nur noch gegengezählt wird, statt jeden Artikel neu aufzunehmen
- Zuordenbare Differenzen, statt eines pauschalen Schwundbetrags ohne Ursache
- Einen belegten Lagerwert, weil auf dem Schein neben der Menge auch der Wert erfasst wird
- Einen Bestand, der mitläuft – Fehlteile fallen im Alltag auf und nicht erst im Dezember
Der letzte Punkt ist der, den Betriebe zuerst spüren: Ein Teil, das im System steht und im Regal fehlt, hält einen Auftrag auf und kostet mehr als die Erfassung gekostet hätte.
Was auf dem Schein erfasst wird
Der Vordruck arbeitet mit Artikelnummer, Bezeichnung, Menge und Wert und rechnet die Blöcke zu einem Gesamtwert zusammen. Diese Kombination ist entscheidend: Eine reine Stückzahl lässt sich zählen, aber nicht bewerten.
- Artikelnummer und Bezeichnung – so geführt wie im Lager oder im System, nicht als Freitext
- Anzahl und Einheit, damit Liter, Meter und Stück nicht vermischt werden
- Wert je Einheit und Gesamtwert je Position
- Zwischensumme je Block als Grundlage für die Bewertung
- Eine fortlaufende Nummer des Scheins, damit die Belege nachvollziehbar bleiben
Zwei Angaben ergänzen Betriebe am besten von Hand, weil der Vordruck sie nicht vorsieht: das Datum der Entnahme und den Namen der entnehmenden Person. Ohne beides lässt sich eine Differenz später nicht mehr zuordnen – und genau das ist der Zweck des Belegs.
Zum Vordruck: Die Kopffelder PA-Nr., Produktionsmenge und Produktionszeitraum stammen aus einer Vorlage mit Produktionsbezug und bleiben in der Werkstatt leer. Die beiden Blöcke lassen sich als Teile und als Betriebs- beziehungsweise Hilfsstoffe nutzen.
Kundenauftrag und eigener Verbrauch getrennt erfassen
Für die Bewertung lohnt es sich, zwei Fälle auseinanderzuhalten. Material, das in ein Kundenfahrzeug geht, landet über den Auftrag ohnehin in der Rechnung. Material für den eigenen Betrieb tut das nicht.
Reiniger, Kabelbinder, Bremsenreiniger für die Hebebühne, Schmierstoffe für den eigenen Werkstattwagen: Das alles verlässt das Lager genauso, erscheint aber auf keiner Kundenrechnung. Erfasst gehört es in die Gemeinkosten und damit in den Stundenverrechnungssatz. Nicht erfasst wird es zu Schwund und fehlt in der Kalkulation – der Betrieb verschenkt den Betrag zweimal, einmal im Lager und einmal im Verrechnungssatz.
Papier oder System
Wer ein Dienstleistungsmanagementsystem mit Lagerführung nutzt, sollte dort buchen – der Schein ist dann Beleg am Regal oder Übergangslösung für Betriebe ohne Lagermodul.
In der Praxis funktioniert Papier aus einem einfachen Grund gut: Es liegt am Regal. Eine Erfassung, für die man an den Rechner zurücklaufen muss, wird bei Zeitdruck übersprungen. Wichtiger als die Form ist, dass sie dort stattfindet, wo die Entnahme passiert.
Häufige Fragen
Was ist ein Materialentnahmeschein?
Ein Belegformular, mit dem dokumentiert wird, welches Material das Lager verlässt – mit Artikelnummer, Menge und Wert. Er ist die Grundlage dafür, dass der Lagerbestand fortgeschrieben werden kann, statt ihn einmal im Jahr neu aufzunehmen.
Was bringt der Schein für die Inventur?
Er liefert den Sollbestand. Die Inventur prüft dann nur noch dagegen, statt jeden Artikel neu zu erfassen und zu bewerten. Differenzen bleiben außerdem erklärbar, weil zu jeder Entnahme ein Beleg existiert.
Muss der Wert mit erfasst werden?
Für die Bewertung des Lagers ja. Eine reine Mengenaufstellung lässt sich zählen, aber nicht in die Bilanz oder in die Kalkulation übernehmen.
Wie wird Material für den eigenen Betrieb behandelt?
Als Gemeinkosten. Es gehört erfasst und in die Kalkulation des Stundenverrechnungssatzes übernommen, nicht als Schwund abgeschrieben.
Braucht man den Schein bei einem DMS mit Lagerführung?
Dann sollte im System gebucht werden. Der Schein bleibt sinnvoll als Beleg am Regal oder für Betriebe ohne Lagermodul.
Hinweis: Betriebswirtschaftliche Orientierung. Fragen zur Bewertung und zum Ablauf der Inventur sollten mit der Steuerberatung abgestimmt werden.