Zeiterfassungstools für freie KFZ Werkstätten

Seit der Europäische Gerichtshof (EuGH) am 14. Mai 2019 das Urteil gefällt hat, dass freie Werkstätten künftig die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter minutengenau erfassen und vier Jahre lang DSGVO-konform archivieren müssen, sind diese vor eine große Herausforderung gestellt.

Dieses Vorgehen soll sicherstellen, dass die Arbeitnehmerrechte eingehalten werden. Wenn Sie sich jetzt fragen, wie genau Sie dieses Urteil umsetzten können, lesen Sie einfach weiter, denn wir stellen Ihnen im Folgenden verschiedene Programme und Apps vor, die sich super einfach in die unterschiedlichsten Arbeitsalltage integrieren lassen und Ihnen die Erfassung Ihrer genauen Arbeitszeiten im Handumdrehen erleichtern.

Zeiterfassungssysteme mit Transponder-Chip oder ID

Das erste System, welches wir Ihnen vorstellen möchten, sind Zeiterfassungssysteme die dem Stempeln am ähnlichsten sind. Bei den Systemen mit RFID-Transponder Chip werden an einem Terminal die genauen Zeiten der Mitarbeiter erfasst. Wir stellen Ihnen einige Anbieter vor.

Wer es flexibler mag, entscheidet sich vielleicht lieber für eine App oder ein webbasiertes Programm mit zusätzlicher App. Es sind bereits einige gute Apps auf dem Markt erschienen, die die Erfassung Ihrer Arbeitszeit deutlich vereinfachen. Auch wenn Sie unterwegs sind, haben Sie Ihre Zeit ständig im Blick. Das lästige abstempeln gehört so der Vergangenheit an.

BMAS-App „einfach erfasst“

Die erste App, die wir Ihnen vorstellen heißt  BMAS-App „einfach erfasst“.

Die App ist für iOS als auch für Android Telefone erhältlich und steht Ihnen im App-Store kostenlos zur Verfügung. Die Installation erfolgt mit einem Klick. Bei dieser App handelt es sich um die offizielle Zeiterfassungs-App des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales.

Die Handhabung der BMAS-App ist sehr einfach gehalten und es gibt keinen weiteren Schnickschnack. So gibt es zur Erfassung der minutengenauen Arbeitszeit einen Start-beziehungsweise Stopp-Knopf. Für Pausenzeiten gibt es außerdem einen zusätzlichen Button. Wird dieser Knopf bis zum Ende des Arbeitstages nicht betätigt, wird Sie die App auf die gesetzlich vorgeschriebenen Pausenzeiten hinweisen.

Die genauen Arbeitszeiten der Beschäftigten können mit einer in der App hinterlegten Email-Adresse am Ende jeden Tages an den Arbeitgeber geschickt werden. Dieser kann die so eingegangenen Arbeitszeiten in verschiedenen Ablagen des Email-Programms speichern und so können diese schnell und einfach bei Bedarf von der Kontrollbehörde eingesehen werden.

• Minutengenaue Erfassung der Arbeitszeiten
• Einfache Bedienung
• Schnelles und unkompliziertes Versenden an den Arbeitgeber

• Urlaubs- und Krankheitstage können nicht erfasst werden
• Überstunden werden nicht separat erfasst und zusammengerechnet

Stempeluhr 2

Das Besondere an dieser App ist, dass vor der Nutzung bereits die individuellen Arbeitszeiten, Pausenzeiten und Urlaubstage erfasst werden. Hier können außerdem die Sollstunden pro Tag angegeben werden, so dass anfallende Überstunden klar definiert werden können. Dafür müssen diese in den Einstellungen vorher eingestellt werden.  Auch Vorjahresüberstunden können in den Einstellungen in das laufende Jahr übertragen werden.

In dieser App besteht außerdem die Möglichkeit, eine Zweitjob mit individuellen Einstellungen anzugeben.

Die monatlichen Zeiten können einfach per PDF oder Exel-Datei exportiert  und an den Arbeitgeber versendet werden.

• Minutengenaue Erfassung der Arbeitszeiten
• Urlaubstage und Überstunden können angegeben werden
• Notiz-Funktion vorhanden

• Sehr altmodische Aufmachung
• Abrechnung vom 15. bis 15. des Folgemonats ist nicht möglich, lediglich vom 1. bis Ende des Monats
• Nur für Android erhältlich

Stechuhr X

Diese App, die nur für iOS Betriebssyteme zur Verfügung steht, ist sehr einfach gehalten. Vor der Erstnutzung können auch in dieser App zunächst Arbeits- und Pausenzeiten eingestellt werden. Mit dem kleinen Plus-Symbol können ganz einfach weitere Tage hinzugefügt werden. Die App zeigt immer direkt an, wie viele Stunden am Tag gearbeitet wurde und anschließend auch die Überstunden. Außerdem gibt es jeweils eine Wochenübersicht, in welcher alle Stunden einer gesamten Woche zusammengezählt sind. Urlaubs- und Krankheitstage können ebenfalls mit einem Klick hinzugefügt werden.

• Sehr einfache und übersichtliche Bedienung
• Minutengenaue Erfassung der Arbeitszeiten

• Die kostenlose Version ist ohne Feiertage. Zusätzliche Funktionen gibt es in der kostenpflichtigen Version Stechuhr XT. (Kosten: 1,99€)
• Nur für iOS

Time & Bill

Ein Webbasiertes Programm ist Time & Bill. Dieses Zeiterfassungsprogramm gibt es in der Basicversion schon kostenlos. Da dieses Programm komplexer ist, als die zuvor beschriebenen Apps, können hier auch bestimmte Projekte bearbeitet werden. Die erfassten  Daten können außerdem jederzeit als Excel Datei abgespeichert werden.

Obwohl es sich hier um ein Zeiterfassungsprogramm handelt, welches am PC genutzt werden kann, gibt es auch hier eine kostenlose App-Version des Programms. Wenn Ihnen die Basicversion zu wenige Möglichkeiten bietet können Sie noch weitere Features hinzubuchen.

• Einfache Handhabung
• Es können mehrere Projekte gleichzeitig erfasst werden
• Auch als App verwendbar

• Weitere Features müssen kostenpflichtig hinzugebucht werden. (Kosten: Erweiterung: 6,75€ im Monat)

WORK

WORK ist ein weiteres Programm zur Erfassung von minutengenauen Arbeitszeiten. Hier können außerdem Projekte und deren Budgets detailliert erfasst werden.

Es gibt die Möglichkeit, Überstunden automatisch abzurechnen, indem unter anderem auch gesetzliche Feiertage individuell erfasst werden.

Das Besondere an diesem Programm ist, dass es eine Warnung bei Fehlbuchungen und Budgetüberschreitungen gibt. Echtzeit-Auswertungen helfen außerdem dabei, bei wechselnden Projekten den Überblick zu behalten und Fehler zu vermeiden.

• Kommentarfunktion
• Berechnung von Über- und Minderstunden
• Extra Bereich zur Projektverwaltung
• Warnung bei Fehlbuchungen und Budgetüberschreitung
• Auch als App verfügbar

In einem zunehmend digitalisierten Arbeitsumfeld gewinnen Zeiterfassungstools immer mehr an Bedeutung, insbesondere in Branchen, die eine präzise Arbeitszeiterfassung erfordern, wie z.B. freie KFZ Werkstätten. Diese Werkstätten stehen oft vor der Herausforderung, die Arbeitszeiten ihrer Mechaniker effizient zu erfassen, um eine genaue Abrechnung und effektive Arbeitsplanung zu gewährleisten. Zeiterfassungstools bieten hierfür eine optimale Lösung, da sie nicht nur die Zeiterfassung vereinfachen, sondern auch zur Verbesserung der Produktivität und zur Reduzierung von Überstunden beitragen können. Durch die digitale Erfassung der Arbeitszeiten können freie KFZ Werkstätten einen detaillierten Überblick über die Arbeitsstunden erhalten, was eine transparente und faire Abrechnung ermöglicht.

Die Auswahl des richtigen Zeiterfassungstools ist entscheidend für den Erfolg einer freien KFZ Werkstatt. Ein ideales Tool sollte nicht nur einfach zu bedienen sein, sondern auch Funktionen wie die Erfassung von Start- und Endzeiten der Arbeitsaufträge, Pausen, sowie Überstunden bieten. Darüber hinaus ist es wichtig, dass das Tool eine mobile Zugriffsmöglichkeit bietet, damit die Mitarbeiter ihre Zeiten flexibel von überall erfassen können. Dies ist besonders relevant für Werkstätten, in denen Mitarbeiter auch Außendienstarbeiten verrichten. Die Möglichkeit, Arbeitszeiten in Echtzeit zu erfassen und zu überwachen, ermöglicht es den Werkstattleitern, die Arbeitslast effektiver zu verteilen und die Produktivität zu steigern.

Neben der Zeiterfassung können moderne Zeiterfassungstools auch bei der Planung und Verwaltung von Arbeitsaufträgen unterstützen. Durch die Integration von Projektmanagementfunktionen können Werkstattleiter Aufträge effizient planen, Ressourcen zuweisen und den Fortschritt in Echtzeit verfolgen. Diese Tools bieten oft auch die Möglichkeit, Berichte zu erstellen, die eine Analyse der Arbeitszeiten und der Produktivität ermöglichen. So können freie KFZ Werkstätten Engpässe identifizieren und Prozesse optimieren, um die Effizienz weiter zu steigern. Die Nutzung solcher Tools kann somit einen direkten Einfluss auf den Erfolg und die Rentabilität der Werkstatt haben.

Abschließend lässt sich sagen, dass Zeiterfassungstools für freie KFZ Werkstätten eine unverzichtbare Ressource darstellen. Sie bieten nicht nur die Möglichkeit, Arbeitszeiten genau und effizient zu erfassen, sondern unterstützen auch bei der Arbeitsplanung, der Ressourcenverwaltung und der Leistungsanalyse. Die Wahl des richtigen Tools kann die Produktivität steigern, die Kundenzufriedenheit erhöhen und letztendlich zur Steigerung der Rentabilität beitragen. Daher sollten freie KFZ Werkstätten die Implementierung eines Zeiterfassungstools als Investition in die Zukunft betrachten, die ihnen hilft, im Wettbewerb einen Schritt voraus zu sein.